Frais professionnels ou salaire
Un remboursement de frais n'est pas du salaire : il compense une dépense engagée pour le travail. Il échappe donc aux cotisations, dans la limite des forfaits nationaux. Au-delà, l'excédent est requalifié en rémunération, sauf justificatifs établissant la dépense réelle.
La frontière à ne pas franchir dans ce secteur
C'est le point délicat. Dans un café ou un restaurant, le repas du personnel est fourni : il relève de l'avantage en nature, évalué à un minimum garanti. Il ne s'agit pas d'un frais professionnel.
L'indemnité de repas, elle, concerne le salarié qui doit se restaurer sans qu'un repas lui soit fourni — un livreur, un salarié en déplacement, un salarié d'un établissement sans cuisine. Confondre les deux dispositifs, c'est se tromper de régime et d'assiette.
Les situations réelles du métier
Déplacement pour un service traiteur ou une prestation extérieure, formation hors établissement, achat de fournitures remboursé sur justificatif, utilisation du véhicule personnel pour une course urgente.
Pour le véhicule personnel utilisé en mission, l'indemnisation suit le barème kilométrique, selon la puissance du véhicule et la distance annuelle. Le trajet domicile-travail n'est pas une mission : il relève de la prise en charge des frais de transport, dont le régime est distinct.
Ce qui ne se cumule pas
Un même repas ne peut donner lieu à la fois à un repas fourni, à une indemnité de repas et à un titre-restaurant. Choisissez le dispositif applicable à chaque situation, et tenez une règle stable.
Questions fréquentes
Le repas du personnel est-il un frais professionnel ?
Non. Quand le repas est fourni, c'est un avantage en nature évalué en minimum garanti. L'indemnité de repas concerne le cas où rien n'est fourni.
Faut-il des justificatifs pour les forfaits ?
Le forfait dispense de justifier le montant, pas les circonstances : il faut pouvoir établir la réalité du déplacement.
Le trajet domicile-travail est-il remboursable ?
Il relève de la prise en charge des frais de transport, dont les règles diffèrent de celles des frais professionnels.